Etapas en la elaboración

del Manual de Organización

Contenido del Manual de Organización

La información que deberá contener el Manual de Organización, dependerá de lo que se quiera mostrar, organizar o clasificar, con el fin de dar a conocer  al personal y  al  espacio que se pretenda convencer.

Sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos y elementos a integrarse:

• La portada
• Índice
• Presentación
• Objetivos
• Antecedentes
• Marco jurídico
• Ámbito de aplicación
• Atribuciones
• Estructura orgánica (organigrama)
• Descripciones de puestos
• Funciones, responsabilidades
• Relaciones de coordinación
• Directorio y firmas

El primer paso para la elaboración del Manual de Organización es determinar lo que se desea alcanzar, y se deben plantear las siguientes preguntas:

• Cuál es el objetivo del organismo al crear este manual?

• Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios?

• Que espero yo (o mi departamento) lograr con este manual?

Una vez definido lo anterior, se procede a desarrollar el contenido del Manual de Organización.

Parte de la etapa también es la planeación en la  elaboración del Manual de Organización

Planeación:

 El director designará un responsable y proporcionará los medios y recursos necesarios para que este trabajo se lleve a  cabo.

Integración de un equipo de trabajo:

Personal involucrado de las áreas académicas o dependencias con el  apoyo técnico del Departamento de Organización y Métodos.

Investigación Preliminar:

Como parte de la planeación; lo primero es recopilar la información necesaria, para determinar el objetivo.

Realizar entrevistas por medio del formato de encuestas, para determinar las funciones que se efectúan en la dependencia en cuestión.

1- RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

2- ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

3- INTEGRACIÓN AL MANUAL

Fuente:

• http://www.slideshare.net/aj_velasquez/manual-de-organizacion-11860381, 
• http://www.slideshare.net/kuphy/manual-de-organizacion-17240645?from_search=4

Clasificación de los Manuales de Organización según su área de aplicación

La clasificación se aplicara de acuerdo al estatus que la empresa u organización presente,  la cual se catalogara  tomando en cuenta los siguientes criterios:

• El área de ampliación
• El contenido
• El grado de detalle
• Personal al que va dirigido, etc.

De acuerdo al área de ampliación se puede dividir en manuales generales de organización (abarcan toda la empresa) y manuales específicos de organización (se ocupan de una función operacional, un departamento en particular o una sección).

Clasificación de Manuales de Organización más usados:

• Manual General de Organización: Refleja la estructura orgánica de la Dependencia o entidad, a partir de la descripción del primer nivel: ejemplo: Dirección General  o   Gerencia General.

• Manual Específico de Organización: Comprende las funciones y responsabilidades de un área en especial de acuerdo a la división administrativa con que se cuente en la organización; por ejemplo: una Subdirección, Departamento de Finanzas o Recursos Humanos, etc. 

Fuente:

• http://www.slideshare.net/aj_velasquez/manual-de-organizacion-11860381, 
• http://www.slideshare.net/kuphy/manual-de-organizacion-17240645?from_search=4

Importancia de los Manuales de Organización y su finalidad

Cuál es la importancia del Manual de organización?

La Importancia de este Manual es que cuenta con toda la información del centro de trabajo para que los que en ella trabajen conozcan con precisión y exactitud cuáles son sus funciones que deben desempeñar como colaboradores, así como a quien están subordinados.

Finalidad de un Manual de Organización

La finalidad  del Manual de Organización es ser un documento que nos muestre como están organizadas  las diferentes empresas, las unidades que lo integran y las funciones de cada departamento.

Fuente:

• http://www.slideshare.net/aj_velasquez/manual-de-organizacion-11860381, 
• http://www.slideshare.net/kuphy/manual-de-organizacion-17240645?from_search=4

Definiciones de Manuales de Organización y sus Objetivos

Es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella. Así, como también; describe funciones y departamentos de una organización, implementa las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Un manual de organización especifica de forma más detallada la información que presenta y diseña el organigrama. Además, define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución.

OBJETIVO GENERAL:

• Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

• Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución

DEPENDIENDO DEL TIPO DE MANUAL

los objetivos pueden ser:

• Presentar una visión en conjunto de la institución.
• Precisar las funciones que se han encomendada a cada área.
• Coadyuvar la correcta ejecución de las labores, encomendadas al personal, y propiciar equilibrio en el trabajo.
• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
• Orientar al personal de nuevo ingreso.

Fuente: 

• http://www.slideshare.net/aj_velasquez/manual-de-organizacion-11860381, 
• http://www.slideshare.net/kuphy/manual-de-organizacion-17240645?from_search=4

 

Manuales de Organización

Que son?

Son documentos de control administrativo que tienen como propósito, orientar al personal de la empresa en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones; además, sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, así como medio de orientación e información al público en general, logrando mediante su adecuada complementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

Para que una, empresa, u sociedad tenga métodos reforzados para los propósitos que se haya trazado. Es necesario que cuente con el apoyo de una guía formal al cual hoy en día le denominamos manual de organización, el manual de organización es un documento muy bien redactado, planificado y analizado sobre las necesidades, responsabilidades y  estructuras que la  empresa  presente.  Una empresa mal distribuida, corre el riesgo de  no lograr  los objetivos que se hayan visualizado a corto o mediano plazo.

Fuente: http://www.slideshare.net/aj_velasquez/manual-de-organizacion-11860381